Ethvert selskap er avhengig av et forretningssystem som møter deres behov.
Vi møter ofte bedrifter som forteller at da de satt opp sitt forretningssystem, ble det tilpasset etter deres daværende behov. Etter som årene har gått har virksomheten vokst, behovene har endret seg og forretningssystemet passer ikke lenger virksomhetens behov.
I et forsøk på å løse denne utfordringen ekspanderes den opprinnelige systemløsningen med et nytt system for å dekke de nye behovene. Det blir opprettet integrasjoner mellom disse systemene, og selskapet føler at de nå er i en kompleks og utforende systemløsning som ikke bare ikke lenger er optimal for dem, men også begrenser virksomhetens muligheter og utvikling.
Sitter dere fast i en tungvint systemløsning?
At virksomheter jobber i flere ulike systemer for å få virksomheten til å fungere er ikke uvanlig. Hvert system har sin funksjon og fungerer til sin hensikt. Men hvordan, og hvor bra er systemene integrert til å gi et helhetlig bilde av virksomhetens vel og vel og aktuelle situasjon.
Her ser vi virksomheter som bygger tekniske løsninger for å integrere systemene sine, noe som medfører at overvåkning og utvikling er nødvendig for å sikre trygg overføring av data. Integrasjoner innebærer alltid en usikkerhet da det kan oppstå feil i flyten, og det er en risiko for at denne typen feil kan bli dyre.
En annen løsning vi ser i blant, overraskende nok, er at tekniske integrasjoner ikke blir satt opp, men at «integrasjonene» gjøres manuelt.
Skreddersydde løsninger krever spesialkompetanse. Hva skjer så nå denne kompetansen ikke lenger finnes, verken i virksomheten eller eksternt?
Uavhengig av hvordan situasjonen er i dag anbefaler vi å se over deres nåværende systemløsning. Snakk med hele virksomheten for å identifisere deres behov og ikke minst deres mål.
AKtuelle tall - riktige beslutninger
Å sitte med en kompleks systemløsning er en utfordring for brukeren. Da tenker vi ikke bare på de som jobber på økonomiavdelingen, men alle i virksomheten som er avhengig av aktuelle tall og statistikk for å kunne utføre jobben sin.
I en virksomhet tas det mange beslutninger daglig, og for å kunne ta riktig beslutning er man avhengig av ferske tall. Med dagens teknologi og harde konkurranse, går alt bare fortere og fortere. For eksempel må en selger raskt kunne finne frem statistikk på kundemøter.
Hvilken beslutningstaker kan eller vil vel ta beslutninger basert på upålitelige tall? Skal dere som virksomhet være overlevingsdyktige i lengden har dere ikke råd til å vente på en manuelt generert rapport for å kunne ta en riktig og rask avgjørelse.
Med et skybasert forretningssystem har man alltid tilgang til aktuelle tall uavhengig om en ansatt er på lageret, ute hos kunden eller jobber hjemmefra.
Skreddersydd eller standARD?
Klart kan man skreddersy en løsning, men systemutviklingen går raskt fremover og vi ser at flere og flere virksomheter velger å gå for et standardoppsett. Med en standardløsning får virksomheter et tryggere og sikrere miljø samtidig som at det ikke lenger er nødvendig å sette av tid til å sikre integrasjonsløsninger.
Systemleverandører jobber stadig med å utvikle og forbedre systemene sine. I dag er det et stort utvalg av moderne og skybaserte forretningssystemer tilgjengelig på markedet. Mange av de nye systemene bygger på ulike moduler noe som gir oss som brukere fleksibilitet og mulighet til å velge den optimale løsningen for oss.
Med et skybasert standardsystem utviklet i henhold til beste praksis, er det ikke behov for skreddersydde løsninger som kompliserer oppgraderinger og integrasjoner.
Å ta utgangspunkt i virksomhetens behov er viktig men det er mye å vinne på å unngå skreddersydde løsninger:
- Pågående systemoppgradering av systemleverandøren skjer med minimal innsats fra dere som virksomhet.
- Du vil alltid ha tilgang til den nyeste versjonen av systemet og systemleverandørens løsning for beste praksis.
- Dere får tilgang til systemstøtte direkte fra leverandøren i stedet for å måtte gå gjennom et dyrt konsulentselskap.
Ikke glem at du også kan bruke systemleverandørens instruksjoner med en standardløsning og at du heller ikke trenger å sette opp spesialtilpasset og kostbar opplæring.
Med en standardløsning jobber du alltid i den nyeste versjonen.
TVUNGET TIL Å BYTTE
Det raske tempoet i systemutviklingen betyr at eldre systemversjoner ikke støttes av leverandøren og at de til slutt blir ubrukelige. Bedrifter havner da i en situasjon der de blir tvunget til å foreta en systemoppgradering eller et systemskifte.
Noen selskaper sitter fast i løsninger som gjør implementeringen av en systemoppgradering vanskeligere ettersom antall integrasjoner medfører en risiko og også en stor kostnad.
Men har disse selskapene til slutt et valg?
oPPSUMMERING
Årsakene til at selskaper endrer forretningssystemer er forskjellige, men det grunnleggende er at hvert selskap trenger et forretningssystem som dekker deres behov.
Et utilstrekkelig forretningssystem kan begrense dere i hverdagen og til og med bremse selskapets vekst og utvikling. I dag må alle selskaper jobbe smartere og mer effektivt, for å kunne fokusere på kundene og kjernevirksomheten.
Forretningssystemet er et viktig verktøy for virksomheten, og vi vil gå så langt som å si at det er virksomhetens hjerte.
