Når outsourcing kommer på agendaen er det naturlig nok mange spørsmål som dukker opp. Det kan være alt fra spørsmål om arkivering til kostnaden for selve outsourcingen.
Spørsmålene skiller seg imidlertid ikke vesentlig fra hverandre, men er ofte avhengige av selskap og bransje. I dette blogginnlegget ønsker jeg å dele mine erfaringer og de vanligste spørsmålene jeg får i møter i forbindelse med outsourcing.
Outsourcing åpner muligheter for digitalisering og effektivisering
En av de vanligste spørsmålene er om selskapet trenger å outsource hele økonomiprosessen eller om det går an å velge ut noen deler av den. Her er svaret mitt selvsagt at det kommer an på hvilket behov dere har som kunde. Det er dere som bestemmer hvilke arbeidsoppgaver dere velger å sette bort til en outsourcingpartner. Mitt råd er dog å ikke glemme helhetsperspektivet. Om en prosess stykkes opp for mye kan det gå utover effektiviteten.
Noe som alltid kommer opp i møtene er manuelle prosesser. Risikerer manuelle prosesser å bremse eller til og med stå i veien for muligheten for outsourcing? Her vi jeg si med en gang at alt er mulig. Manuelle prosesser er ikke et hinder for en outsourcing, og med rett partner åpner muligheter for digitalisering og effektivisering. Å minimere manuelle prosesser innebærer en økt trygghet for alle i selskapet, noe som også gjør at man sover bedre om natten. Etter min erfaring er den største utfordringen når det kommer til manuelle prosesser at det ofte mangler dokumenterte instruksjoner, og dette kan medføre en mer tidkrevende overleveringsprosess.
Økt kontroll og trygghet
Mange av de jeg møter tar opp en uro for å miste kontrollen ved en outsourcing. Jeg våger derimot å påstå at med rett samarbeidspartner kommer kontrollen heller til å øke. Stol på avtalen og vær trygg på at arbeidsoppgavene utføres korrekt og til riktig tid. Med en outsourcing partner kan du bruke mer av din egen tid på mer verdiskapende oppgaver for selskapet.
Mange av kundene våre liker og ha kontroll. Det gjør vi og.
Spørsmålet som alltid kommer – hva er prislappen? Ofte selges outsourcing inn som en «billigere» løsning, men flere jeg møter er urolige for at det blir dyrere til slutt. Mitt svar når det gjelder pris er at kostnaden for outsourcing er helt avhengig av kompleksiteten på oppdraget og hvordan behovene deres ser ut.
Jo lengre unna Norge outsourcingpartneren utfører sine tjenester jo mer synker prislappen, men det er viktig å tenkte på hva annet avstanden påvirker. Tidsforskjell, språk samt kulturforskjeller er faktorer som kan medføre at dere må styrke opp med ressurser fra deres egen side, noe som vil påvirke gevinsten med en outsourcing. NORIAN sin leveranse skjer på norsk eller engelsk, fra våre kollegaer i nærliggende europeiske land. Vår erfaring er at våre kunders kostnader syker med opptil 30%.
Men en outsourcing er jo mye mer enn bare kostnader. Rett outsourcingpartner øker selskapets trygghet og minsker sårbarheten.
For mer informasjon om hele outsourcing prosessen besøk vår outsourcing side.
Et godt samarbeid
Når beslutningen om å outsource er tatt, ønsker mange kunder at overleveringen skal gå fort. Hva innebærer dette for deres selskap?
De fleste outsourcingpartnere har en velfungerende prosess for overlevering forutsatt at det finnes nok ressurser hos begge parter. Har nøkkelpersonene, de som sitter med detaljert kunnskap om arbeidsoppgavene, kapasitet til å bistå i en overlevering?
En annen faktor som påvirker tidsaspektet er tilgangen på systemer. Min erfaring er at IT-avdelingen bør involveres i et tidlig stadige, da tilgangen til systemer er avgjørende for leveransen.
Til slutt vil jeg trekke frem hvor viktig det er at du og ditt selskap er tydelige med deres forventninger til outsourcingpartneren. Se outsourcingselskapet som en partner. Dette er en viktig faktor for en vellykket outsourcing hvor et nært og bra samarbeid gjør at felles mål oppnås.
