Loven legger et tydelig ansvar på styret i et boligselskap, enten det er et borettslag, boligaksjeselskap eller eierseksjonssameie. Dere som sitter i styret, må håndtere en rekke oppgaver for å sikre en forsvarlig drift.
Det handler om blant annet å ivareta boligselskapets økonomi, vedlikeholde bygningsmassen, håndtere HMS-oppgaver og naturlig nok gjennomføre styremøter og generalforsamlinger.
De fleste boligselskaper har satt bort flere av styrets oppgaver til tjenesteleverandører og samarbeidspartnere. Den viktigste av disse er forretningsføreren. Denne partneren fungerer i praksis både som regnskapsfører, rådgiver og tilrettelegger for boligselskapet.
Forretningsføreren bistår med å sikre en forsvarlig og effektiv drift. Derfor er det avgjørende at dere finner den rette partneren for borettslaget eller sameiet. Finnes det noen kriterier man kan liste opp som avgjørende? Etter noen år i denne bransjen, har jeg kommet frem til kvaliteter dere bør sjekke:
Erfaring med boligselskaper og de løpende arbeidsoppgavene som skal utføres er helt avgjørende. En forretningsfører som kjenner styrets hverdag og utfordringer, vet hvilke tjenester og støtte styret trenger.
En rekke saker krever både kompetanse, erfaring og riktig innstilling. Ett eksempel er fordeling av kostnader til utskifting av vinduer i et kombinert eierseksjonssameie med både bolig- og næringsseksjoner. Andre forhold kan være gjennomføring av en krevende generalforsamling eller bistand til forsvarlig budsjett- og økonomistyring.
Styret vil fort oppdage nytteverdien av at partneren er et selskap med ansatte som har spesialkompetanse innen eiendomsforvaltning og styrearbeid.
Skillet mellom den beste og den middelmådige forretningsføreren blir gjerne tydelig dersom det oppstår situasjoner eller utfordringer som er litt utenom det vanlige. Den beste forretningsføreren har faglig tyngde og kompetanse på alle områder og ikke minst erfaring med lignende situasjoner.
Det finnes flere som kan gi deg et svar på hva som er riktig og galt, men ikke alle evner å komme opp med en praktisk løsning på problemet eller utfordringen. Med en kompetent og tilgjengelig forretningsfører slipper styret å sitte alene med håndteringen av styrearbeidet og faktisk få avsluttet saker.
Sjekk at samarbeidspartneren som vurderes ikke bare har formell kompetanse, men også erfaring og riktig innstilling for å kunne bidra til å løse kompliserte saker så raskt og godt som mulig. Det gjør styret i stand til å fokusere på de store oppgavene og se fremover.
Tips til deg som er ny i styret i borettslag eller sameie.
Både styret og beboerne ønsker seg et lavest mulig kostnadsnivå i boligselskapet. Regnskapstjenestene som en forretningsfører leverer, må ha høy kvalitet og krever derfor sine ressurser. En aktør som har disse ressursene i et annet land med et lavere kostnadsnivå, har gode forutsetninger for å kunne levere regnskapstjenester av høy kvalitet til en betydelig lavere pris.
Samtidig er det også viktig at dere sjekker hvilke andre oppgaver som er inkludert i avtalen. Pris er viktig, men det må ikke gå på bekostning av kvalitet, støtte og tilgjengelighet.
Dette er avgjørende for et velfungerende styre og boligselskap. Forretningsfører bør kunne tilby en personlig rådgiver som følger styret tett gjennom året, fra oppstart med et nytt styre til gjennomføring av de løpende oppgavene og sikring av kontinuitet når et nytt styre overtar.
Dere som sitter i styret merker effekten av en god forretningsfører i form av trygghet på egne oppgaver og ansvarsområder. Partneren gir veiledning og gjør styrearbeidet enklere. Tilpassede tjenester og løsninger bidrar til at boligselskapet fungerer ryddig og effektivt over tid.
Forretningsføreren skal være et fast kontaktpunkt og sparringspartner for styret - en som kjenner boligselskapet, de faste rutinene og spesielt det gjeldende regelverket på området.
Styret bør kunne gå til forretningsføreren for støtte og bistand i alle deler av styrearbeidet og driften av boligselskapet. Dere må håndtere en rekke oppgaver som ikke direkte kan kobles til den rent forretningsmessige delen av driften:
Forretningsføreren bør kunne tilby eller videreformidle slike tjenester. Kunnskap og nettverk på disse områdene sikrer gode og rimelige tjenester, og det gjør styrehverdagen lettere.
Noen aktører legger mer vekt enn andre, på å tilpasse seg behovene i hvert enkelt boligselskap. Mens enkelte borettslag og sameier går for egen maskin etter mange års virke, er andre nybegynnere og trenger starthjelp.
Uansett hvilken kategori ditt boligselskap og styre befinner seg i, vil en god forretningsfører kunne foreslå løsninger og rutiner som gjør arbeidet enklere og kostnadene lavere. Noen satser på å ligge i front når det gjelder innovasjon og utvikling av smarte, automatiserte løsninger som kommer styret til gode.
Fremtidens styrerom preges av digitale plattformer og effektive elektroniske løsninger, som både forenkler styrets hverdag og sikrer tilstrekkelig kontroll og oversikt. Systemløsninger som intuitivt samler elektronisk arkiv og møtebok, fakturagodkjenning, integrert epostløsning, leverandørregister, økonomioversikt og andre nyttige funksjoner på ett sted, er nå standard for en profesjonell forretningsfører.
Her kan du ta kontakt med våre fagressurser.
Når styret skal ta det endelige valget av forretningsfører, er det flere kriterier som avgjør. Kvalitet, pris og tilgjengelighet er blant de viktigste.
Dersom styret er på utkikk etter en trygg samarbeidspartner som kan lette arbeidspresset, bør dere se etter en aktør som kjenner styrets hverdag og har spesialkompetanse på eiendomsforvaltning og styrearbeid – og ikke bare er dyktig på regnskap.