Som nyvalgt styreleder eller styremedlem i et borettslag eller sameie, er det mye å sette seg inn i. Det er naturlig at du opplever en viss usikkerhet om ansvar og føler behov for profesjonell bistand til flere av oppgavene.
Alle boligselskaper er etter lov pålagt å ha et styre som skal lede og ivareta driften på en forsvarlig måte. Men hva er egentlig styrets oppgaver og ansvar i et borettslag, boligaksjeselskap eller eierseksjonssameie? Hvor skal man starte? Og hvilken rolle har boligselskapets forretningsfører?
Styrets ansvar for ledelse og daglig drift
Det er styret med styrelederen i spissen, som leder boligselskapet og har ansvaret for driften.
Å lede boligselskapet innebærer å ta styringen og fatte de nødvendige beslutninger for å sikre en forsvarlig forvaltning av bygningsmassen og eiendommenes verdier til beboernes beste.
Å drifte boligselskapet innebærer blant annet å:
- holde oversikt over økonomien
- kreve inn felleskostnader fra beboerne
- betale regninger
- håndtere HMS-oppgaver
- kalle inn til og avholde styremøter
- vedlikeholde bygninger og fellesareal
Ta kontakt for veiledning med en forretningsfører.
Leverandører og driftsavtaler
Styret blir valgt av eierne i boligselskapet for en periode på ett eller to år. I denne perioden har du som styreleder eller styremedlem et personlig ansvar for å overholde pliktene som styrevervet innebærer.
Avtaler som er inngått med tjenesteleverandører og samarbeidspartnere fritar ikke for pliktene. Tvert imot skal styret sikre at eventuelle driftsavtaler oppfylles og utføres på en forsvarlig måte.
Krevende beboere
Styrearbeidet gir ofte bred kontakt med mange av beboerne i boligselskapet. Det kan dukke opp situasjoner hvor beboere for eksempel bryter husordensreglene eller ikke overholder sine økonomiske forpliktelser.
Som styremedlem har du et ansvar for å løse situasjoner som dette på en riktig måte i samsvar med lov og vedtekter.
Beboerne forventer ofte stor grad av tilgjengelighet fra styret og spesielt styrelederen. De retter en rekke spørsmål og henvendelser, og forholdet mellom ris og ros kan være ubalansert. Mange opplever derfor styrevervet som krevende, både når det gjelder bruk av tid og energi.
Det første styremøtet legger grunnlaget
Det første styremøtet med nyvalgte medlemmer er avgjørende for å sikre et godt grunnlag for styrearbeidet i den kommende perioden.
Etter mange år med mye samarbeid med erfarne styreledere og drevne kolleger blant forretningsførerne, har jeg lært hvilke oppgaver som bør være de primære for det nye styret:
- Fordele oppgaver og ansvarsområder (velge nestleder og godkjenningsroller)
- Sikre en struktur i styrearbeidet (faste rutiner og maler)
- Hva er status i styrearbeidet? (siste styrereferat, behandle og avslutte pågående saker)
- Få oversikt over alle sider av driften (rutiner, leverandører, kostnader)
- Dialog og samarbeid med forretningsfører (avklare oppgaver, behov og ansvar)
Forretningsførers rolle og bistand
De fleste borettslag og sameier har inngått avtale med en forretningsfører om bistand til å ivareta enkelte av styrets oppgaver.
Type bistand og kompetanse hos en forretningsfører kan variere fra det helt enkle, med kun regnskapsførsel og minimal kontakt, til en nær samarbeidspartner som kan bistå styret og boligselskapet i alle deler av styrearbeidet og den daglige driften.
Her er noen eksempler på hva en forretningsfører kan bidra med:
- Regnskapsførsel og innkreving
- Juridisk rådgivning og bistand
- Årsregnskap og driftsbudsjett
- Bistand ved generalforsamling og årsmøte
- Prosjektbistand
- Reduksjon av boligselskapets kostnader
- Kurs og opplæring av styremedlemmer
- Leverandørnettverk
Valget av forretningsfører er avgjørende for å sikre en forsvarlig og effektiv drift av boligselskapet som du og resten av styret har ansvaret for. Forretningsførers tilgjengelighet, støtte og løsninger kan både forenkle styrets hverdag og redusere boligselskapets kostnader.
Her kan du ta kontakt for mer informasjon om profesjonell bistand fra en forretningsfører.
Kunnskap og trygghet
Du har kanskje opplevd at de fleste beboerne er tilbakeholdne med å påta seg styreverv. En travel hverdag med forpliktelser både hjemme og på arbeid gjør at mange kvier seg for å gå inn i en slik rolle, med oppgaver og ansvar i boligselskapet som må utføres på fritiden. Og ofte er honoraret ganske begrenset.
Når du først har tatt beslutningen om å lede styret eller ha en rolle som styremedlem, er det viktig med kunnskap om hva vervet innebærer. Her skal en god forretningsfører gi dere en god start, med ryddig informasjon og en følelse av trygghet. Da kan du oppleve styrevervet som en takknemlig og lærerik oppgave.
