I årevis har bedrifter blitt nødt til å tilpasse og utvikle seg i tråd med teknologisk innovasjon, men ofte er regnskapsavdelingen isolert fra utviklingen ellers i bedriften. Flere regnskapsavdelinger er fortsatt avhengig av at enkeltmennesker utfører oppgaver manuelt. Korona-pandemien avslører at mangel på utvikling i regnskapsavdelingen gjør hele bedriften sårbar.
Digitale verktøy for en mer effektiv drift av kjernevirksomheten har blitt utviklet i tiår. Alle funksjoner i bedriften er tjent med moderne teknologi og nye løsninger for virtuell interaksjon, fjernstyring og støtte. Fordi de teknologiske løsningene allerede var på plass, gikk omstillingen fra kontor til hjemmekontor raskt for bedrifter i veldig mange bransjer da pandemien brøt ut.
Samtidig er det dessverre slik at regnskapsavdelingen sjeldent er en del av den kontinuerlige moderniseringen i bedriften. Prosesser blir håndtert manuelt og både disse og tilgang på informasjon er avhengig av fysisk tilstedeværelse av visse ansatte.
PANDEMIEN GIR INNSIKT
Under corona pandemien kommer det tydelig frem at manuelle prosesser skaper svakheter i driften av regnskapsavdelingen.
Den største utfordringen er at avdelingen ikke har systemer på plass for til å jobbe utenfor kontorets fire vegger. Selv en veldrevet avdeling kan rakne så fort noen ansatte ikke kan møte på kontoret. Når en ansatt blir nødt til å jobbe hjemmefra på grunn av lockdown eller karantene, blir vedkommende sine oppgaver satt på vent, og all informasjonen vedkommende sitter på alene blir mindre tilgjengelig. Bare en enkel oppgave som å behandle en faktura kan ikke gjøres hjemmefra hvis det er et fysisk dokument som må signeres manuelt med en pen.
Hvordan er rolle- og oppgavefordelingen i avdelingen? Mangel på deling og delegering stopper effektivt en prosess hvis bare en ansatt må jobbe hjemmefra. Realiteten er at enkeltmennesker ofte sitter på nøkkelinformasjon alene, og at klienter og prosesser er dårlig dokumentert. Dette går ikke bare utover regnskapsavdelingen, men kan gjøre hele bedriften sårbar da dette skaper konsekvenser for drift og likviditet.
granskning av regnskapsavdelingen per i dag
Som leder for regnskapsavdelingen bør du evaluere og håndtere denne situasjonen før den eskalerer. En anbefaling er å gjennomføre en gransking av avdelingen: Hva er «status quo»? Har vi metoder, prosesser og teknologi som gjør oss og kanskje til og med hele bedriften sårbare hvis ansatte blir forhindret i å møte fysisk på kontoret?
Spør deg selv seg om det finnes utfordringer i hvordan avdelingen opererer i dag. Ta tak i disse før det går utover likviditeten til bedriften.
Utdaterte Tradisjonelle arbeidsmetoder vs moderne prosesser og smart teknologi
Nedenfor ser vi eksempler på hva som karakteriserer en tradisjonell regnskapsavdeling mot den mer moderniserte avdelingen.
Tradisjonell:
- Utdatert teknologi som ikke bidrar til en mer effektiv drift
- Prosesser er avhengig av enkeltmennesker
- Dårlig dokumentasjon av prosesser, metoder og rutiner
- Manuell:
- håndtering og behandling av fakturaer
- Innkjøpsprosess
- rutiner for lønn og sykefravær
- E-signatur ikke implementert
Modernisert:
- Alltid oppdatert teknologi med sikker skytilgang
- Digitaliserte prosesser og metoder
- Organisert dokumentasjon i elektronisk format
- Elektronisk fakturabehandling, betalinger og bank
- Digitalt innkjøpssystem/plattform
- Digital behandling av lønn og sykemeldinger
- Elektronisk i stedet for fysisk signatur (for både interne og eksterne formål)
Naturlig nok er ikke lister som dette komplette, men den illustrerer en sårbar vs. en mer robust organisering regnskapsavdelingen. Hvordan ser deres avdeling ut?
Viktige faktorer ved oppgradering av prosesser
En av de kritiske faktorene for å oppnå en robust organisasjon er å lage prosesser uavhengig av enkeltmennesker og kontorets fire vegger. Det viktigste er å etablerere definerte roller og ansvarsområder støttet av digitale verktøy tilgjengelig i en sikker skytjeneste.
Dette har to effekter:
- De ulike oppgavene kan gjennomføres av flere ansatte i avdelingen.
- Spisskompetanse blir tilgjengelig utenfor kontoret, for eksempel fra hjemmekontoret til en ansatt.
Et eksempel er elektronisk signering av betalinger. Det er fortsatt regnskapsavdelinger som signerer manuelt og fakser dokumentene til banken. Dette er ikke en holdbar metode hvis du blir nødt til å jobbe hjemmefra. I disse dager er det heller ikke en sikker nok løsning. Det samme gjelder tradisjonelle fakturaer og manuelle innkjøpsrutiner. Produksjonen kan stanse hvis bedriften ikke har mulighet til å betale regninger eller bestille nødvendige materialer.
Ved å implementere digitale løsninger kan slike oppgaver utføres hvor som helst.
GJØR DET SELV VS OUTSOURCE TIL EKSPERTER
Så, hvordan oppnår du modernisering gjennom digitalisering? Det er fullt mulig å begynne å bruke nye metoder og teknologi på egenhånd, og veiledning er lett tilgjengelig. På en annen side kan det være vanskelig å begynne på et nytt prosjekt i en tid som allerede er utfordrende for bedriften. Bedriften må investere i ny teknologi, og du trenger noen til å styre og lede endringen. Både ledere og resten av bedriften må bygge opp nok kompetanse for å få nytte av den nye teknologien.
En enklere måte å gjøre det på er å outsource. Ved å samarbeide med en tredjepart får du tilgang til ekspertise på forretningsprosesser, en mer effektiv metodologi og ikke minst skybasert teknologi. Noen ansatte i bedriften må selvsagt sette seg inn i de nye verktøyene for at dere skal få nytte av de, men disse ansatte kan lene seg på kunnskapen til en erfaren partneren.
Ved å samarbeide med den riktige partneren får bedriften tilgang på metodologi og teknologi som kontinuerlig oppgraderes og forbedres.
All implementering kan skje digitalt. Med andre ord, du trenger ikke vente til pandemien er over, alt kan startes og utføres på hjemmekontor.
Oppsummering:
- Når driftskritiske ansatte i en tradisjonelt organisert regnskapsavdeling blir forhindret i å møte på kontoret har de ikke mulighet til å utføre arbeidsoppgavene sine.
- Dette får raskt store konsekvenser. Hvis du ikke kan få tak i fakturaer eller betale regninger vil leveransene stoppe og produksjonen vil lide. Dette betyr økonomisk trøbbel, for å si det mildt.
- Løsningen er å modernisere avdelingen. Med hjelp av digitale verktøy tilgjengelig via en sikker skyløsning vil de ansatte kunne utføre sine oppgaver hvor som helst.
- Digitaliseringsprosessen blir mindre strevsom med hjelp av en tredjepart ekspert. Både når det gjelder opplæring og investering.
- Denne transformasjonen av regnskapsavdelingen er ikke bare en innsats for å få bedriften igjennom covid-19 pandemien, men også en måte å sikre fremtiden videre.
Står du ovenfor en lignende situasjon i din regnskapsavdeling? Ta kontakt gjerne kontakt med våre eksperter i dag.
