Kostnadsreduksjon er målet for mange som vurderer outsourcing av økonomifunksjoner. Her har jeg samlet noen tips om de områdene hvor det er mest å hente når det gjelder innsparing og varig lavere kostnader.
Hva koster det å outsource økonomiavdelingen? Det er et behørig spørsmål å stille når du vurderer å sette bort tjenester: Og når er det lønnsomt?
Svaret avhenger naturligvis av mange faktorer og er vanskelig å gi uten kjennskap til virksomheten det gjelder. Enklere er det derimot, å peke på viktige kostnadsfaktorer som reduseres ved en outsourcing og å anslå hvor mye det er mulig å spare.
Lavere personalkostnader
Den største besparelsen får du trolig ved å outsource til et regnskapskontor som benytter nearshore-ressurser hvor det er lavere lønns- og personalkostnader. Ofte vil en outsourcing også bety at jobben kan gjøres mer effektivt på grunn av økt spesialisering og bruk av automatiserte prosesser. Det kan også være at du kan redusere lisenskostnader knyttet til økonomisystemer eller software for robotisering. Regnskapsbyråer har gjerne partneravtaler med større systemleverandører og får dermed bedre priser på lisenser. En innsparing på opp mot 40 prosent er realistisk ved outsourcing av økonomitjenester.
Robotisering gir økt lønnsomhet
Standardiserte prosesser er et viktig element, for ikke å si nødvendig, i enhver kostnadseffektiv økonomiavdeling, både for å forenkle arbeidsoppgaver og for å sikre kvalitet. Dette vil også gi større skalerbarhet og redusere risiko for selskaper med store vekstambisjoner.
Mange arbeidsoppgaver innenfor kundeservice og support utføres fortsatt manuelt i en del virksomheter. Her er det et stort potensial for automatisering av prosesser ved bruk av roboter, også kalt RPA (Robotic Process Automation).
Det er i dag ofte mulig å automatisere rundt 50-70 prosent av ulike typen oppgaver i en tradisjonell økonomifunksjon.
Med automatisering kan oppgavene utføres døgnet rundt, og ikke sjelden grundigere og med større kvalitet enn før. Dette betyr at de som utførte disse oppgavene manuelt tidligere, i stedet kan fokusere på mer krevende oppgaver som medfører større personlig utvikling og lavere turnover på ansatte i økonomifunksjonen.
Resultat: Økt lønnsomhet, bedre kvalitet på utført arbeid og lavere turnover på ansatte. Et pluss er også opplevelse av raskere responstid som igjen vil kunne gi økt kundetilfredshet.
Skal du sette i gang automatiseringsoppgaver i egen regi, vil du få merkbare oppstartskostnader. Det skal automatiseres en betydelig mengde transaksjoner for at investeringen blir lønnsom. En kvalifisert samarbeidspartner på outsourcing har derimot fordelen av å kunne bruke og gjenbruke erfaring og løsninger på automatisering på tvers av flere kunder.
RPA innebærer et stort potensial for å redusere kostbasen hvis du tar inn en partner med størrelse og erfaring på dette.
Se vår egen temaside om alt du bør vite om outsourcing av økonomiavdelingen.
Farvel til papirfakturaer?
Mottar virksomheten din fortsatt papirfakturaer? Det medfører både unødvendige kostnader og gebyrer å håndtere dem. En BPO-partner kan bidra til at leverandørfakturaer kommer elektronisk, gjennom konvertering og «leverandøroppdragelse».
Elektroniske fakturaer er viktig for å kunne oppnå høyere automatisering, og det er verdifullt for å spare miljøet.
En økonomiavdeling som er À jour
Lyder utfordringer knyttet til backlog, uløste saker og reskontro kjent? Merverdien av å være à jour skal ikke undervurderes. Her kan en outsourcingspartner foreslå gode KPI-er for å løse interne utfordringer og samtidig være en nyttig bidragsyter for å fjerne etterslep.
Basert på vår erfaring kan prosessforbedringer alene redusere kostnader med opptil 20 prosent. Automatisering av prosessene kan redusere kostnadene ytterligere.
Compliance og kvalitet
Betydningen av kvaliteten på arbeidsmetoder og etterlevelse av regelverk må heller ikke undervurderes. Begge deler vil trolig komme styrket ut av en outsourcing, gjennom økt kvalitetssikring og færre feil.
Avslutningsvis tør jeg påstå at normalt vil du spare rundt 30 prosent på det totale kostnadsbildet ved hjelp av outsourcing. En god grunn til å vurdere dette som en løsning?
