Du har fått med deg de ansatte på laget og automatiseringene er implementert. Analysene viser at automatiseringen dekker totalt 300 timers arbeid, men de ansatte rapporterer akkurat den samme arbeidsmengden. Hva kommer dette av? Dette er ikke så uvanlig som en skulle tro.
Hvis du ser at automatiseringene har hatt liten eller null effekt på arbeidsflyten i økonomi og regnskapsavdelingen er det et par ting du kan gjøre for å finne ut hva som står i veien.
For å finne roten til problemet er det nødvendig med en full rotårsaksanalyse (RCA). Selv om dette helt klart er en effektiv måte å finne årsaken til problemet, kan dette også fort bli tidkrevende og kostbart hvis en ikke har noen indikasjon på hvor en bør begynne. Å vite hvor man skal lete først kan spare mye tid. Det er et par områder man kan begynne med, hvor man høyst sannsynlig vil finne årsaken.
Endringer i teamet
Den største feilen man gjør når man skal automatisere prosesser er å overse de ansattes rolle i endringen og videre drift. Automatiseringen skal effektivisere prosesser og frigjøre tid til de ansatte til å jobbe med mer verdiskapende oppgaver. Hvis de ansatte ikke er hundre prosent med på denne endringen, vil du ikke oppleve økt verdi som følge av automatiseringen.
Vær oppmerksom på endringer i arbeidsdynamikken blant dine ansatte. Endringer i teamet kan ha mye å si for avkastningen fra automatiseringen. Har dere fått noen nye ansatte eller kanskje noen har sluttet? Når du står midt opp i et omfattende automatiseringsprosjekt er det lett å glemme eller overse hvor mye utskiftninger kan ha å si for dynamikken og hvordan det jobbes. Endring i motivasjon har også mye å si. Har du solgt inn automatiseringer som en kostnadsbesparende løsning, kan dette ha en negativ effekt på samholdet i bedriften og gå utover avkastningen du kanskje hadde forventet å få igjen.
endringer i arbeidsoppgaver
Ta en rask sjekk på om det har skjedd endringer i timeføringen. Har du ikke data kan du foreta intervjuer. Bruker de ansatte nå lenger tid på oppgavene som ikke er automatisert? Dette kan være Parkinsons Lov i praksis (arbeidsoppgavene tilpasses tiden en har på å gjennomføre de), men på den positive siden kan det også hende at de nå faktisk har tid til å fokusere på disse oppgavene og ikke bare gjør de fort for å få de unnagjort.
I dette tilfelle kan du undersøke kvaliteten på arbeidet. Hvis arbeidet er forbedret, gratulerer, nå ser slagordet “fokuser på verdiskapende arbeid” i praksis. Gjør de ansatte nå oppgaver som de tidligere ikke rakk eller gjorde på skjult overtid (uførte timer). Det er supert! Nå er et problem du ikke visste du hadde eliminert. Det kan lønne seg å undersøke hvorfor det ikke ble gjort tidligere, men helhetlig sett er dette positivt.
Ingen endring i arbeidsoppgaver
Dette er viktig å bemerke: Oppgaver automatiseres, men de ansatte gjør fortsatt, eller fører timer på, de samme oppgavene som før. Dersom de ansatte med viten og vilje feilrapporterer timer, har du et problem med både tillitt og lederskap. Følelsen av å være overflødig etter automatisering er skummelt. Hadde du planlagt å flytte noen av de ansatte til et internt senter for automatisering (center of excellence), bør dette gjøres nå. Venter du for lenge kan tilliten til deg som leder og bedriften, forsvinne helt.
Det kan også være at ikke alle stoler helt på at automatiseringen gjennomfører oppgaver korrekt, og gjør derfor oppgaver på nytt eller dobbeltsjekker hva som har blitt gjort. Dette er spesielt tilfelle hvis automatiseringen hadde en litt trøblete start. Hjelp de ansatte i riktig retning, men pass på at du ikke fratar de en ansvarsfølelse fra resultatene av arbeidet. En “ikke min skyld” holdning kan være fatalt i en automatiseringsomstilling, og som andre negative holdninger spres det fort over på andre.
Overvurdert gevinst
Dette vil forekomme på et tidspunkt, om det er bevisst eller ikke. Et team kan overdrive potensiell avkastning fra sitt automatiseringsforslag for å bli prioritert. Dette betyr at en utregning er gjort med gjennomsnittlig tid, mens kun de enkleste transaksjonene blir automatisert. Når dette blir oppdaget er det relativt enkelt å rette opp.
Det blir derimot betydelig vanskeligere å rett opp i dersom prosessen er delvis automatisert. Hvis for eksempel 50 % av prosessen er automatisert, men overførsler fra automatisering til ansatt eller deler av automatiseringen gjennom prosessen lager manuelt arbeid som ikke fantes tidligere.
Du kan komme deg ut av dette ved å fylle inn mangler og strømlinjeforme overførslene, men med mindre dette var en overgangsfase som var med i beregningen, var automatiseringsavkastningen beregnet feil. Det er ikke annet å gjøre enn å akseptere og lære fra dette. Implementer korrigerende og forebyggende tiltak, og gå videre. Erfaringer er nyttig; å bli sittende fast i en negativ sirkel er derimot ikke det.
Hvordan komme i forkjøpet
Alle som kommer til å bli involvert i automatiseringen må være med på laget. Dette gjelder ikke bare ledere, men alle involvert. Uten et team som stoler på deg og som du kan stole på, vil prosjektet bli en unødvendig kamp.
Du som leder for denne endringen er nødt til å ha en tydelig plan på hvordan gevinstene fra automatiseringen skal utnyttes. Denne planen må kommuniseres tydelig med dine ansatte slik at de forstår både hensikten med endringen og også hvordan det kan gjøre deres hverdag bedre.
For at de ansatte skal følge seg trygge bør det ikke foretas oppsigelser i forbindelse med automatiseringen. Vent med å rekruttere nye mennesker, og flytt heller ansatte internt. Hvis du planlegger å nedbemanne bør dette gjøres kjapt slik at du kan raskt kommer tilbake i en stabil posisjon og unngår at de ansatte engster seg. Sjekk avkastningsberegningene hyppig, og se etter løsninger der det blir gjort manuelle oppgaver rundt de automatiserte.
Sist, men ikke minst, tilpass deg. Avkastningsberegningene er en prognose. Du vil bli nødt til å gjøre korrigeringer for å treffe målet. Jo tidligere du slår deg til ro med at dere vil bli nødt til å gjøre endringer, jo lettere vil disse endringene bli å utføre. Alle vil tjene på dette.
