Er du engstelig for å sette i gang en outsourcingsprosess på grunn av mangelfulle beskrivelser av rutinene i økonomiavdelingen? Jeg avliver den myten og byr på en beskrivelse fra virkeligheten.
Det er ikke så sjelden jeg fanger opp utsagn som dette i dialogen med virksomheter som vurderer outsourcing:
«Vi har så mange særegne og udokumenterte rutiner, og vi har ikke alt på plass, så da må vi vel få til det før…».
Nei, det er faktisk ikke slik at rutiner må være nedskrevet og på plass før du setter i gang en slik prosess. Når vi innleder et samarbeid med en ny kunde, ber vi riktignok om å få de rutinene som finnes, men samarbeidet stopper ikke opp der dette mangler.
Sannheten er at vi i mange tilfeller får veldig lite. Det gjør kartleggingsarbeidet litt mer krevende, men samtidig kommer vi også til bunns i saker og får et grundig utgangspunkt for forbedringsarbeid.
Sitt ned
Etter å ha mottatt eventuelle rutiner fra oppdragsgiveren, er neste steg å gjennomføre en workshop hvor vi i fellesskap går gjennom detaljene i hva som gjøres i denne virksomheten. En slik workshop går gjerne over to dager, og her får vi som regel mye informasjon.
Basert på det som kommer fram under workshopen, starter vi arbeidet med en ny rutinebeskrivelse. Du får et utkast og mulighet til å kommentere før vi går videre til implementeringen og starter det vi kaller «medsitt».
En «medsitt» gjennomføres etter at en avtale om outsourcing har blitt signert. Da sitter medarbeidere fra vårt leveranseteam og jobber sammen med dine medarbeidere i økonomiavdelingen, både for å bli bedre kjent og for å se på hvordan rutinene fungerer i praksis. Dette varer vanligvis i tre til fem dager.
«Medsitten» er en fin anledning til å rydde i manglende rutiner, uvaner og gamle beskrivelser som trenger en oppdatering.
Les også: Kostnadsbesparelser ved outsourcing
Eksempler på manglende rutinebeskrivelser
Et eksempel er ansvarsmatriser på godkjenning av fakturaer. De er ofte ikke oppdatert og nedskrevet, men sitter i hodet på de som jobber med det. Det blir sårbart når noen slutter eller er syke og gjør det dessuten vanskelig for nye medarbeidere.
Manglende rutinebeskrivelser ved avvik som oppstår i større prosjekt med mange posteringer, er en annen gjenganger: Hvordan løses det hvis det er foretatt innkjøp som ikke matcher fakturaen? Veldig ofte er det avstand mellom det formelle og operative ansvaret, og de fleste har triks og tips du ikke finner i en beskrivelse.
Når denne delen av prosessen er gjennomført, utarbeider vi endelige rutinebeskrivelser, uavhengig av om kunden hadde egne i utgangspunktet. Etter at kunden har signert den oppdaterte versjonen, er vi i stand til å begynne vår del av jobben.
Se også vår egen temaside om alt virksomheten bør vite om outsourcing av økonomiavdelingen.
Manglende rutiner = behov for outsourcing
Noe av verdien med outsourcing er at du får en benchmarking, eller sammenligning, fra det en profesjonell aktør på området mener er beste praksis. Det gir virksomheten muligheten til å bli enda bedre.
Jeg mener uansett at man bør utfordre eksisterende beskrivelser med noe nytt. Kontinuerlig. Og har ikke virksomheten skrevne rutiner, er det bare en enda større grunn til å outsource, spør du meg.
