Lange dager og sene kvelder med regnskapsrutiner som du egentlig ikke har sansen for å sysle med, koster ikke bare krefter. Etterslep og mangelfulle rutiner kveler lønnsomheten i bedriften din. Her er noen tips om hvordan faglig bistand gir bedre oversikt og økt likviditet.
Småkaotisk oversikt, uvisshet om likviditeten og forsinkelser for både faktureringer og innbetalinger. For de minste selskapene er dette mer regelen enn unntaket, slik jeg opplever møtet med bedriftsledere rundt om i landet.
Tid til kjernevirksomhet
Og det er ikke så rart. Du tok denne jobben eller etablerte dette firmaet for å drive med det faget du er god i og brenner for. For mange er det rett og slett ikke tid til annet enn kjernevirksomheten gjennom arbeidsdagen. Driver du en mindre håndverks- eller konsulentbedrift, er du trolig ute på oppdrag selv.
Med en god oppdragsmengde, ønsker du jo å konsentrere deg om å levere forventet kvalitet og gjerne litt til. Og marginene må være på din side.
Men for å oppleve de gode marginene, må de økonomiske oppgavene følges opp. Her er det fort gjort å komme på hæla, både med timeføring og fakturering. Slik nedprioritering er risikabelt. Hvis du ikke følger opp utestående fordringer, går det fort utover likviditeten.
Kveldsjobbing for daglig leder
Du var vel forberedt på at disse oppgavene ville kreve sine timer, men noen ganger er det litt kjipt å bruke kveld og helg på bilag og purringer. Mange føler heller ikke at de mestrer alle detaljene i grunnlagsmaterialet som regnskapsfører trenger for å gjøre sin del av jobben.
Og med dette følger en viss spenning i påvente av hva den månedlige rapporten fra regnskapsføreren viser. Er likviditeten på stell? Eller sjekker du i det hele tatt månedsrapporten hver gang?
Du er ikke alene om å føle økonomirutinene som en urolig klump i mellomgulvet. Du legger inn mye tid, men kommer aldri helt à jour og får ikke den nødvendige oversikt og kontroll.
Og selv om det gir god samvittighet der og da, å ta tak i papirmølla, er det ikke sikkert det er til gode for driften. Det kan spise for mye av kapasiteten din og ramme oppfølging av kjernevirksomheten:
- Ivareta kunder
- Legge strategier
- Bygge merkevare
Har ikke tid til faglig hjelp
Ideelt sett skal du som daglig leder ikke bruke uforholdsmessig mye tid på regnskapet, men konsentrere deg om å videreutvikle selskapet. Løsningen ligger i å sette enda flere oppgaver bort til regnskapsføreren.
Jeg hører ofte folk i daglig leder-rolle respondere med at de ikke har tid til å sette bort sånt. Fagfeltet er jo komplisert, og økonomien rundt såpass komplekst at det vil kreve for mye å sette noen andre inn i alt sammen. Sannheten er at du vil ha alt å tjene på å sette økonomioppgavene bort til den rette typen ekstern partner.
Enklere økonomioppgaver
Tradisjonelt må du selv skaffe til veie grunnlagsmaterialet til regnskapsfører. En moderne aktør har utvidet oppdraget ved hjelp av teknologi og kompetanse. Enkelt forklart deler dere en skyløsning der partneren henter inn grunnlagsdata, og en spesialist tar seg av fakturering og holder oversikt over likviditeten. Din oppgave blir å sørge for å holde timeføringen oppdatert og klikke «godkjenn» på hver faktura.
Dermed blir det enklere å sørge for at frister blir overholdt, og de økonomiske tingene kan løpe og gå av seg selv. I stedet for å vente på en månedlig rapport, har du hele tiden en tilgang på en faktisk status for fakturering og likviditet.
Det skaper en mer effektiv organisasjon og frigjør tid og ressurser til å drive firmaet ditt. Og ikke minst reduserer det stress og bekymringer.
Økt lønnsomhet for mindre bedrifter
Når du overlater de daglige rutinene for økonomi og regnskap til en profesjonell, krever det litt innsats.
Du må spandere litt tid og fokus, og noen rutiner må endres for at det skal bli lønnsomt. Hos mindre bedrifter skal det ikke så mye til for å få bedre kvalitet og oversikt. Allerede i løpet av en måneds tid vil du oppleve gevinster av å sette bort regnskapet til en profesjonell leverandør. Gevinsten er økt lønnsomhet gjennom kontroll på at pengene kommer inn og løpende oversikt over likviditeten.
Du vet selv hvor energikrevende det er å måtte slukke småbranner. Penger som ikke kommer inn, mens kostnader må dekkes inn. Slik mangel på kontroll og oversikt svekker likviditeten. Det blir nærmest krise hver gang pengestrømmen stopper opp. Med gode systemer og rutiner gjennom en stabil partner, blir det rett og slett færre småbranner å slukke.
