Robotisering, automatisering, mer effektive rutiner og bedre struktur og rutiner. Ser du mulighetene for å utvikle økonomioppgavene, men opplever at det er vanskelig å komme videre? Du er ikke alene om å frykte at en forbedringsprosess vil koste mer enn den vil smake. Outsourcing kan løse en rekke problemer.
Ved å sette bort økonomifunksjonene, foreta en såkalt BPO, kan virksomheten redusere kostnader og oppleve en arbeidsflyt som er betydelig mer effektiv enn dagens prosesser. Jeg har sett på noen typiske kostnadsdrivere hvor det ofte vil være besparelser å hente ved en outsourcing.
Hva betyr BPO?
BPO står for Business Process Outsourcing og innebærer at en ekstern aktør overtar en eller flere av forretningsprosessene eller oppgavene i virksomheten. Dette er spesielt vanlig innenfor økonomi og lønn hvor en ekstern aktør vil kunne oppnå stordriftsfordeler og ha bedre forutsetninger for å investere i automatisering og smarte løsninger.
Det kan være:
- fakturering
- bilagshåndtering
- lønn
- reiseregninger
- eller alle økonomioppgavene
Med disse begrepene avklart, kan vi se nærmere på hva BPO kan bidra til å løse:
Ineffektive rutiner
Hvis økonomiavdelingen er ineffektiv og mangler strukturerte og gode løsninger, koster det ikke bare ekstra tid og ressurser i denne avdelingen alene. Det påvirker også kjernevirksomheten. Det samme gjelder hvis det er mangel på kompetanse for å automatisere oppgaver.
Kjenner du deg igjen i deler av dette, kan BPO være en løsning fordi en ekstern samarbeidsaktør har kompetansen og teknologien som din virksomhet mangler.
Utdatert teknologi
Mangelfull eller utdatert programvare og teknologi kan være en viktig årsak til ineffektiv jobbing. Samtidig kan det være både et ressurs- og økonomisk spørsmål å foreta nødvendige oppgraderinger. Det krever både innsats og lisenskostnader å holde seg oppdatert på tekniske løsninger. Det samme gjelder bruk av kompetanse- og rapporteringsportaler for å innfri på compliance.
En god partner på outsourcing sørger for å være oppdatert på disse områdene. Samtidig vil dette «smitte over på» din virksomhet, slik at du og andre nøkkelpersoner holdes oppdatert på teknologi og kompetanse.
Manglende dokumentasjon og standardiserte rutiner
Det er ikke uvanlig i virksomheter at rutinene utelukkende sitter i hodet på folk i de forskjellige avdelingene, og at skriftlig dokumentasjon mangler. Når disse hodene av eller annen grunn blir borte, blir konsekvensen gjerne at det må brukes unødvendig mye tid på å lete etter informasjon om hvordan jobben skal gjøres.
Ved business process outsourcing vil det normalt etableres standardiserte rutiner som er godt dokumentert. Da kan du redusere muligheten for slike tapte inntekter og ekstra kostnader, men det fordrer at bedriften selv etablerer en intern policy og følger fastsatte rutiner.
Kapasitetsutfordringer
Det er ikke uvanlig å slite med variasjoner i arbeidskapasiteten. Du vil gjerne sikre tilstrekkelig med folk til å ta toppene i arbeidsbelastning, og det påvirker de løpende kostnadene. Noen må holde staben i økonomiavdelingen på et minimum og er sårbare ved sykdom, ferie og hvis noen slutter.
Ved outsourcing av økonomifunksjonene blir slike utfordringer langt mindre. En rekke tidstyver forsvinner, og personalkostnader reduseres eller blir borte. Det samme blir ressurser knyttet til anskaffelse, drift og vedlikehold av utstyr til ansatte – fordi en ekstern partner har ansvaret for både stabil bemanning og oppdatert utstyrspark.
Les også: Kriterier for valg av rett partner
Struktur, teknologi og kapasitet
Oppsummert kan BPO bidra til å løse problemer med
- struktur
- dokumentasjon
- rutiner
- teknologi
- compliance
- kompetanse
- kapasitet
Det er ikke gjort over natten, men krever en god prosess mellom deg og den rette partneren.
Vi har laget en guide for den biten:
