Når du først har besluttet å outsource økonomifunksjoner i virksomheten, er det avgjørende å finne en partner som kan levere og faktisk fungerer i samspill med dere. Denne jakten kan med fordel gjøres systematisk, og jeg har satt sammen noen kriterier å gå etter.Enten du starter i det små med å sette bort faktureringer eller går hele veien med alt regnskap, er det snakk om viktige oppgaver du overlater til en ekstern partner. Og dette ser jeg på som grunnleggende:
Økonomifunksjonene fletter seg inn i deler kjernevirksomheten, og da må outsourcingsaktøren inneha rollen som en partner - ikke bare en tredjepartsleverandør.
Det stiller tydelige krav til en rekke egenskaper:
- Kvalitet
- Pris
- Kapabilitet
- Teknologi
- Utviklingsevne
Vi kan ta det litt systematisk:
Kvalitet
Det er viktig at du har ett bevisst forhold til hvordan du ønsker å måle kvalitet og hvordan dette skal følges opp. Det gir større trygghet hvis leverandøren har et sett med kvalitetssikringsskrav for å kunne måle sin egen kvalitetsoppnåelse.
Og snakk med andre: En oppegående leverandør har gode referanser fra lignende virksomheter å vise til, gjerne med det samme økonomisystemet du selv benytter.
Pris
Reduserte kostnader er et sentralt formål med å sette bort slike oppgaver. Outsourcing til en aktør i samme land, såkalt onshoring, har begrenset effekt, mens en aktør med ressurser i land med lavere kostnadsnivå har gode forutsetninger for å dra ned kostnadene dine.
Her er det praktisk å vurdere nearshoring opp mot offshoring: Offshoring betyr å sette oppgavene bort til aktører under andre himmelstrøk, ofte India. Kompetansen bør det ikke være noe å si på, men gjør en vurdering av språklige og kulturelle utfordringer pluss betydningen av tidsforskjeller.
Nearshoring innebærer partnerskap med ressurser i et land som ligger nærmere, men samtidig har lavere kostnader. Litauen og Polen er typiske eksempler. Her kan du finne leverandører som har investert i å utvikle mennesker som behersker norsk, i samme tidssone og med god forståelse og innsikt i norsk bedriftskultur – i tillegg til at du får ned kostbasen i virksomheten.
Har du sett vår egen temaside om detaljene rundt outsourcing av økonomifunksjonene?
Kapabilitet
Uansett hvor god kvalitet du får levert til en god pris, må du vite at partneren har det vi kaller kapabilitet til å levere. Det innebærer at man evner å stille tilstrekkelig med de riktige ressursene du trenger til de avtalte oppgavene.
Sett også krav til en viss fleksibilitet, slik at du får håndtert hasteoppgaver utover de avtalte rammene. Uforutsette problemstillinger vil jo oppstå selv om du setter bort regnskap og økonomi, og da må du vite at det finnes fleksibilitet hos partneren til å takle dem.
Les også: De vanligste feilene ved outsourcing av økonomi
Teknologi
Har den potensielle partneren kompetanse på og erfaring med de løsningene dere benytter? Har du gode erfaringer med for eksempel Tripletex eller Xledger, vil det være en omfattende prosess om partneren vil ha deg over på et annet system. De må også kunne stille tydelige krav til hvilke teknologiske forberedelser du som oppdragsgiver må gjøre i forkant av en outsourcing.
Last ned vår guide for å lese mer om slike forberedelser.
Utvikling
Opplever du at de ellers oppegående kollegene i økonomiavdelingen ikke er blant de første til å komme opp med skarpe ideer og forslag til nytenking og forbedringer? Det er ikke uvanlig at medarbeiderne her virker litt engstelige for forandringer. Og hvis de har ideer til hvordan ting kan gjøres smartere, kan de mangle kompetanse til å gjennomføre dem.
En god partner vil sørge for at du får nok av forbedringsforslag å bryne deg på. Hos oss har vi satt slik utvikling i system ved hjelp av et Lean-metodeverk. Medarbeidere som til daglig jobber med oppgaver knyttet til en virksomhet som din, leter hele tiden etter forbedringsmuligheter og måter de kan gjennomføres på.
De loggfører ideene sine underveis. Da kan vi vurdere og videreutvikle strategier, metoder og nye løsninger som kan gi økt effektivitet, høyere kvalitet eller bidra til å redusere kostnader.
Vi bruker disse erfaringene til å utvikle nye og smarte metoder, som senere alle kunder kan dra nytte av.
Leverandørstyring
Det er ryddig med en synlig og forutsigbar prosess for implementering og drift av outsourcingsavtalen. Spør etter leveransemodell eller rett og slett hva slags verktøy som er etablert for å få samarbeidet til å flyte best mulig på ulike nivåer i oppstarts- og senere driftsfase:
- Strategisk nivå
- Taktisk nivå
- Operasjonelt nivå
Tenk gjerne «leverandørstyring», men i beherskede former: Du skal ha oversikt og god nok kontroll på hva som skal skje i alle faser. Samtidig må du slippe tøylene innimellom, slik at den nye partneren får anledning til å bli kjent med virksomheten og armsleng til å teste ut sine nyvinninger.
Og merk deg at ikke alle rutiner må være på plass i forkant av et slikt samarbeid.
Tillitsforhold
Så når du skal ta det endelige valget av outsoursingspartner, er det flere kriterier som avgjør. Kvalitet, pris og kapabilitet er blant primære. Skal du få noe mer ut av partnerskapet over tid, bør du lete etter en aktør som er bevisst på å utvikle stadig bedre kvalitet og smartere metoder. Og det fordrer et tillitsforhold som gjør det naturlig at du ikke overdriver leverandørstyringen, men lar partneren få litt spillerom til slik utviklingsarbeid.
Da får virksomheten de tjenestene som er bestilt – og mer enn det.
