Når bedriften skal velge partner på outsourcing av regnskap og økonomi, er det noen sentrale egenskaper som bør være avgjørende.
Som øverste leder har du jo hatt flere interne runder med de øvrige som er involvert i prosessen med å vurdere outsourcing av økonomifunksjoner i virksomheten. Både CFO, nøkkelpersoner i økonomiavdelingen og gjerne HR har argumenter og synspunkter i en slik prosess.
Når dere nå har landet på å foreta en slik omlegging, er det viktig være like analytisk i valg av leverandør. Her er de viktigste egenskapene, basert på mine erfaringer.
Les også: De vanligste feilene du kan begå ved outsourcing
Kostnadseffektivitet
Prislappen på en slik avtale er tungtveiende, spesielt hvis målet er at driftskostnadene skal ned. En aktør som driver nearshore i et nærtliggende lavkostland har best forutsetninger for å innfri på dette fordi driftskostnadene er lavere enn i hjemlandet.
Samtidig er det ikke for lang vei til oppfølgende møter, dere er tilnærmet i samme tidssone, og de kulturelle forskjellene er overkommelige. Dette er forhold som gjør outsourcingen så effektiv som mulig og dermed bidrar til å redusere kostbasen.
Kvalitet
Nivået på det en samarbeidspartner leverer må være høyt. Det handler om både juss, teknologi og kompetanse. Vi kan jo se på det lovmessige først.
Regelverket er krevende, og leverandøren må beherske dette. En god leverandør besitter et kvalitetssikringssystem som er målbart – og det bør skåre høyt. Hos oss i Norian bygger dette systemet på ISO-krav, og vi jobber med ISO-sertifisering i flere land - nettopp for å kunne dokumentere vår compliance. I tillegg er det viktig at det er etablert et varslingssystem for personvern og at selskapet kan dokumentere at de etterlever GDPR.
I Norge utfører i tillegg Finanstilsynet tilsyn, som er en kontroll av at regnskapsføreroppdragene utføres i samsvar med lovgivningen og kravet til god regnskapsføringsskikk. Et spørsmål om tingenes tilstand på det området kan jo være en ledetråd om hvor ryddig kandidaten har det på hjemmebane.
I dybden: Temaside om alt virksomheten bør vite om outsourcing av økonomiavdelingen
Teknologi
Riktig bruk av teknologiske hjelpemidler er avgjørende for både kvalitet og pris. Manuelle rutiner øker mulighetene for at noen gjør feil. Derfor vil en aktør som behersker automatisering kunne sikre stabil kvalitet på oppgavene. Samtidig vil færre manuelle rutineoppgaver redusere bemanningsbehovet og dermed kostnadene for oppdragsgiver.
Vi har allerede sett betydelig automatisering innenfor regnskap og lønn, og dette forventer jeg vil fortsette i mange år. Det er kostbart å være pionér innenfor eksempel bruk av RPA eller IA, men I Norian har vi sett at dette nå gir betydelig verdi for kunder.
Kompetanse
Kompetansen til staben hos samarbeidspartneren er avgjørende for tilfredsstillende tjenester. Og husk at kompetanse er ferskvare. Fagmedarbeiderne må ikke bare ha sin formelle utdanning, men må hele tiden være oppdatert på regelverk, prosesser og teknologi.
Hos Norian realiserer vi dette i Norian Academy, der de ansatte må forholde seg til en utviklingsplan. Strategien er at medarbeiderne får spillerom til å være innovative. Når ansatte utvikler nye og bedre metoder gjennom arbeidet de gjør for en kundebedrift, har vi et system for å dokumentere og kvalitetssikre forbedringen.
Slike erfaringer bruker til å utvikle grunnlag for bedre og smartere arbeidsmetoder for alle oppdragsgivere.
Du kan lese mer om Norian Academy på denne siden.
Samspill
Du har trolig lagt merke til hvordan alle disse ulike egenskapene henger sammen. Kompetanse og teknologi bidrar til compliance og høy kvalitet. Beliggenhet nearshore kombinert med høy kompetanse bidrar til lave kostnader som ikke går på akkord med kvaliteten. Både smart bruk av teknologi og utvikling av stadig bedre prosesser bidrar til å holde kostnadsnivået på et akseptabelt nivå.
Jeg mener valg av leverandør derfor bør vurderes også med hensyn til hvordan leverandøren arbeider med å utvikle dette samspillet kontinuerlig, hva slags kultur det er i organisasjonen og hvordan det er å arbeide tett med disse menneskene.
I sum er det dette du skal se etter:
Den beste leverandøren jobber systematisk for at disse elementene er på plass og fungerer sammen, fordi det er en forutsetning for å kunne samspille med din virksomhet.
