Redusert kostbase, økt automatisering, bedre systemer og smartere metoder - dine motiver for å outsource økonomifunksjonene kan være mange. Samtidig må en CFO være varsom med å ville for mye for fort. La oss se på en del vanlige feil i en slik prosess.
Uansett hvilke forbedringer vi ønsker å få til gjennom outsourcing, ligger mer enn halve jobben i de rette forberedelsene. Valg av leverandør står naturligvis høyt på listen, men her kan du tråkke feil ved å starte der. Prosessen starter in house med en grundig hjemmelekse.
Punkt én er å avklare hvilke behov virksomheten har, både umiddelbart og fremover i tid. Vil en outsourcing av økonomiavdelingen bidra til å dekke disse behovene eller kan det skape nye utfordringer? Og er tjenesteutsetting i tråd med selskapets mål og visjoner?
Hvis uoverensstemmelser på slike områder dukker opp først når prosessen er i gang, kan det by på praktiske problemer, interne uroligheter og forsinkelser. Og det medfører fort ekstra kostnader.
Min erfaring er at virksomheter som vektlegger grundige forberedelser har bedre forutsetninger for å lykkes med sin outsourcing.
Organisasjon og teknologi
Med slike forhold avklart, må du likevel vokte deg for å tråkke for hardt på gassen. Det kan være fristende å gjøre ytterligere forbedringer på andre områder når man først er i gang med en omlegging. For eksempel kan det være behov for å skifte ut IT-systemer som bygger bedre oppunder prosessene dere skal ha med den nye samarbeidspartneren.
Det er lett å ville gjøre for mye på en gang, og en større omstrukturering av organisasjonen kombinert med utbytting av systemer øker risikoen i alle prosjekter. Vi ser ofte at det lønner seg å haste langsomt og ta nødvendige teknologiske oppgraderinger i flere omganger.
Likevel må du trekke IT-avdelingen med hele veien, fra de første forberedelsene. Ellers kan dere møte praktiske hindringer, som at den nye partneren ikke får tilgang til økonomisystemene når oppgaver skal overføres.
Sette bort for mye
En vanlig feil er å slippe alt og overlate gjennomføringen av prosjektet til outsourcingspartneren så snart avtalen er signert. I realiteten må begge parter gjøre en innsats for å komme i mål. Det handler blant annet om at nøkkelpersoner får tid til å overføre oppgaver til leverandøren. En slik prosess krever mye og hyppig intern kommunikasjon for å lykkes.
Et nyttig grep er å utpeke konkrete nøkkelpersoner i virksomheten til å samspille med partneren i prosjektperioden. Et ubevisst forhold til kommunikasjonsbehovet kan resultere i at nøkkelpersoner sier opp mens prosessen pågår, slik at bedriften mister verdifull kunnskap. Dette skaper unødvendige kvalitetsutfordringer og bidrar til en dårlig start på samarbeidet.
Så du denne? Hvilke bedrifter outsourcer?
Menneskelig faktor
Det er lett å undervurdere hvordan endringer i organisasjonen påvirker de ansatte og deres tilpasningsevner. Her er det en risiko for at ledelsen ikke lykkes med å «selge inn» de nye arbeidsoppgavene som outsourcingen medfører. Og noen ansatte kan ha problemer med å gi slipp på sine gamle oppgaver og metoder. I verste fall når man ikke gjennom med strategien om de nye arbeidsmetodene, og staben fortsetter å jobbe som den alltid har gjort.
Fagforeninger kan og skal være en krevende part i slike prosesser. Ikke gjør undervurderinger av utfordringene du kan møte her. Bruk tid, vis at ledelsen bryr seg om deres situasjon og gi de ansatte rom til å tilpasse seg den nye hverdagen som møter dem.
Se også vår egen temaside om alt virksomheten bør vite om outsourcing av økonomiavdelingen.
Besparelser
Ser du på outsourcing som en kjapp måte å spare penger på? Da risikerer du å gå glipp av en rekke effekter som først kommer over tid i et langvarig samarbeid med en outsourcingspartner. Vi snakker om:
- smartere arbeidsprosesser
- automatisering og robotisering
- bedre kvalitet og lavere risiko
Les også: Besparelser med outsourcing
Sterk styring
For sterke krav til og styring av outsourcingspartneren kan hemme muligheten for å utvikle og forbedre prosessene.
Det er en uvant øvelse å endre rollen fra utøver av oppgaver til kravstiller overfor en ekstern partner, men du er nødt til å la leverandøren slippe seg løs med sine erfaringer og kompetanse.
Kulturelle forskjeller
Formålet med outsourcing er vanligvis å redusere kostnader, øke kvalitet og være med på en automatiseringsutvikling. Dette innebærer normalt at du velger å outsource helt eller delvis til et land utenfor Norge, og da møter virksomheten snart på en utfordring med kulturelle forskjeller. Det kan dreie seg om
- oppfatninger om lederrollen
- respekt for organisasjonelle strukturer
- frykt for å gjøre feil
- kommunikasjon
- kultur
Og glem ikke at språk kan by på utfordringer. Ved offshoring til land som India vil arbeidsspråket være engelsk. Behersker de ansatte den engelske terminologien som kreves i den daglige dialogen med outsourcingspartneren?
Tidsforskjell byr også på praktiske utfordringer. Jo lenger unna hjemlandet partneren er lokalisert, desto større er tidsforskjellen.
Slike forhold kan skape irritasjon og gnisninger mellom virksomhet og partner. Språk og tidsforskjell kan dere eliminere ved å velge en partner i tilnærmet samme tidssone og som behersker norsk. Og dersom partneren kan tilpasse seg kultur og verdier i din bedrift, blir det en langt enklere oppgave å fokusere på oppgavene dere skal løse sammen.
Bruk tid
Her har jeg pekt på noen av de utfordringene du kan møte i arbeidet med å outsource økonomifunksjoner. Nå er ikke hensikten å ta motet fra deg, men å understreke behovet for en grundig planlegging.
Som CFO søker du etter tiltak som kan redusere kostnader, øke kvalitet og gi bedre effektivitet. Med den rette outsourcingspartneren vil du oppnå slike gevinster – du må bare være klar over at det krever tid og riktig innsats.
