Driften av borettslag og sameier koster noen kroner, og det er styrets ansvar å holde kostnadene på et forsvarlig nivå. Det er flere grep dere kan ta for å ha kontroll på utgifter som tjenester fra leverandører, vedlikehold av bygningsmassen og honorar til forretningsfører.
Løpende kostnader dekkes av eierne gjennom «husleien», og både styret og beboerne ønsker naturlig nok å holde disse felles månedsutgiftene på et lavest mulig nivå. Nøkkelen ligger i kontroll, oversikt og forutsigbarhet.
Eksempelvis kan mangelfull kontroll med tilstanden til bygningsmassen føre til et uventet vedlikeholdsbehov. Det er ikke få boligselskap som «plutselig» må utbedre yttertaket for en million kroner. Du har kanskje selv følt på kroppen hvor ubehagelig det er med en real økning i fellesgjelden for å finansiere et slikt prosjekt?
Gå hit for mer veiledning fra våre fagressurser.
Tiltak for kostnadskutt
Styret kan ta flere grep for å redusere kostnadene:
- Forsvarlig økonomistyring
- Lån og forsikring
- Leverandøravtaler
- Valg av forretningsfører
Bistand til forsvarlig økonomistyring
Kontroll med økonomien er avgjørende, og her er boligselskapets budsjett det sentrale verktøyet. Gjennom budsjettet legges det en plan for det kommende året for både inntekter og utgifter.
Manglende budsjett og planlegging av boligselskapets økonomi har åpenbare negative konsekvenser for både styret og beboerne. Se for deg en situasjon med manglende likviditet til å dekke løpende kostnader, uforsvarlig oppfølging av bygningsmassen eller at styret mister kontrollen over både driften og de oppgavene det er satt til å utføre.
Boligselskapets regnskapsfører eller forretningsfører sitter på alt grunnlaget som kreves for å sette opp et budsjett. Her har dere med andre ord en profesjonell partner som kan bidra til å skape den nødvendige forutsigbarheten.
Nå er det ikke alle aktører som faktisk bistår med slike oppgaver. Med andre ord er det smart å stille krav til forretningsfører om å få et forslag til forsvarlig driftsbudsjett.
Les også: Ny i styret i borettslaget
Reforhandle lån og forsikring
Et annet område med stort innsparingspotensial er innen lån og forsikring. Dere kan med fordel forhandle med bank og forsikringsselskap med jevne mellomrom, om betingelsene for både fellesgjeld og felles bygningsforsikring. Også her kan forretningsfører hjelpe til. Én ting er å bistå dere i styret i disse forhandlingene. Denne partneren bør også ta initiativ til rutinemessig å følge opp dette i samråd med styret. Husk at den rette forretningsføreren er profesjonell på slike oppgaver, mens styret stadig skiftes ut og ikke har den samme kontinuiteten i kompetansenivå. Derfor er det betryggende å ha en forretningsfører som ivaretar boligselskapets interesser og bidrar til å redusere kostnader.
Gjennomgang av leverandøravtaler
På samme måte som for vilkår innen lån og forsikring, bør forretningsfører også kunne bistå med å gjennomgå boligselskapets leverandøravtaler og eventuelt innhente konkurrende tilbud fra seriøse aktører. At forretningsføreren også har et opplegg for å sikre struktur og oversikt over alle leverandøravtalene, er avgjørende for at styret skal ha kontroll på både drift og kostnader.
Her er en nettbasert styreportal et nyttig verktøy, der styre og forretningsfører har tilgang til et elektronisk avtalearkiv. Da vil begge parter ha tilgang til den samme informasjonen over tid.
Forretningsførerhonoraret
De fleste boligselskaper har satt bort til en regnskapsfører eller forretningsfører å følge opp boligselskapets løpende regnskapsførsel og fakturering av felleskostnader. Hvilke tjenester forretningsføreren kan tilby, og hva som er inkludert i den faste leveransen, kommer frem av forretningsføreravtalen og avhenger av forretningsførerens kompetanse og kapasitet. Denne avtalen har en årlig kostnad for de faste oppdragene.
Én åpenbar måte å redusere boligselskapets kostnader på, er å bytte til en forretningsfører som krever et lavere honorar for sine tjenester. Samtidig som man ønsker en rimelig tjeneste, er det også viktig å se på hva man faktisk får inkludert i tjenesten. Pris er viktig, men det må ikke gå på bekostning av kvalitet, støtte og tilgjengelighet.
Det finnes aktører i markedet med en leveransemodell som innebærer at typiske back-office oppgaver innen regnskap og innkreving håndteres av kompetente ressurser i land med lavere kostnadsnivå. Samtidig foregår all kundekontakt og rådgivning via nøkkelpersoner i Norge. En slik leveransemodell gir et lavere forretningsførerhonorar for boligselskapet ditt uten at det går på bekostning av kvalitet eller tilgjengelighet.
Valg av riktig forretningsfører er avgjørende
Som du ser, er det en rekke tiltak som fører til reduserte kostnader og sikrer en god økonomistyring. Boligselskapets forretningsfører spiller en viktig rolle i dette, både når det gjelder omfanget av tjenester og ikke minst til hvilken pris.
Den rette partneren her har både kompetanse og ressurser til å komme med forslag til forbedringer, redusert tidsbruk for styret og kostnadsreduserende tiltak.
Her finner vi en avgjørende faktor: En aktiv forretningsfører tar selv initiativ og kommer med forslag til forbedring av boligselskapets økonomi. Og med en forretningsmodell som gjør nytte av ressurser i land med lavere kostnadsnivå, bør styret i borettslaget eller sameiet komme godt ut av det.
