Vedlikehold av bygningsmasse og uteområder i borettslaget eller sameiet krever systematisk planlegging av både tiltak og finansiering. Her er noen tips om hvordan styret skal takle denne utfordringen på riktig måte.
Styret i et borettslag, boligaksjeselskap eller eierseksjonssameie skal sikre en forsvarlig drift av boligselskapet og har et ansvar overfor eierne om at eiendommen ikke blir farlig eller taper seg i verdi på grunn av manglende vedlikehold.
En viktig forutsetning er da å sørge for at både den bygningsmessige standarden og totaløkonomien i boligselskapet holder mål. Og oppskriften på dette er planmessig vedlikehold og avsetning av midler til fremtidig vedlikehold.
Med forebyggende tiltak på eiendommen kan dere slippe unna større og uforutsette rehabiliteringstiltak. Gevinsten er at boligselskapet klarer å holde de årlige vedlikeholdskostnadene på et vedvarende lavt nivå.
Vedlikeholdsplikt
Styret er ansvarlig for å holde utvendige og innvendige fellesarealer forsvarlig ved like. Det omfatter også bygninger og fellesinstallasjoner. Vi snakker om en vedlikeholdsplikt, og her gjelder noen prinsipper:
- Vedlikehold skal utføres for å forebygge skader på fellesarealer og de enkelte bruksenhetene
- Reparasjon og utskifting skal gjennomføres når det er nødvendig
- Tilfeldige skader skal utbedres uten forsinkelse
- Arbeider skal skje uten unødvendig ulempe for eierne
- Et styre som forsømmer sin vedlikeholdsplikt, vil kunne holdes ansvarlig.
Vi skiller mellom vedlikeholdsplikten inne i en bruksenhet og for fellesareal. Eier av en seksjon er selv ansvarlig for å vedlikeholde sin bruksenhet og sørge for at det ikke oppstår skade eller ulempe for de andre eierne.
Vi vil i det videre fokusere på hva som er boligselskapets eller styrets ansvar. Den enkelte eiers vedlikeholdsplikt og grensen mot boligselskapets plikt vil bli gjennomgått i et annet innlegg.
Bli gjerne abonnent på Norianbloggen og få e-postvarsel om nye artikler. Se eget skjema på denne siden.
Les mer om ansvaret til styret i borettslag og sameie.
Tilstandsvurdering
Styret bør starte med å skaffe seg en bedre oversikt og kontroll på status for bygningsmassen.
Det kan være vanskelig for styret selv å vurdere teknisk tilstand og levetid på bygningsdeler og installasjoner.
Derfor bør styret ta kontakt med en profesjonell aktør for å få gjennomført en tilstandsvurdering. Tilstandsvurderingen og utgangspunktet for status på bygningsmassen er avgjørende og legger selve grunnlaget for videre planlegging og aktuelle tiltak.
Fasade, tak, vinduer, dører og andre felles installasjoner har begrenset levetid før de bør skiftes ut eller totalrehabiliteres. Manglende vedlikehold og utskiftning av for eksempel tak og rør kan fort føre til store og kostbare skader i bygget. Selv om bygningen er forsikret, har de fleste forsikringsselskaper begrensinger på hvor mye de vil dekke der skaden er oppstått som følge av manglende vedlikehold.
Boligselskapets forretningsfører bør kunne bidra med kompetanse og tilbud på tilstandsvurdering. Dette er helt grunnleggende for at styret kan følge opp vedlikeholdet av bygningsmassen.
Vedlikeholdsplan
Etter at tilstand og status for bygningsmassen er avklart, vil neste steg være å få utarbeidet en plan for fremtidige tiltak og vedlikehold – en vedlikeholdsplan. Planen bør gi et totalt bilde av de ulike delene av bygningsmassen og fellesarealene. Med denne vil styret få kontroll på vedlikeholdet, prioritere tiltak og planlegge for kostnadene som kommer.
Man unngår også å komme i situasjoner der det oppstår følgeskader og høye kostnader som følge av mangelfull oppfølging og forfall av bygningsmassen.
En profesjonell vedlikeholdsplan bør inneholde følgende elementer:
- Oversikt over de ulike bygningsdelene og fellesarealene som må vedlikeholdes
- Veiledning og generelle råd om vedlikehold
- Opplysninger om konkrete forhold og tilstand på de ulike bygningsdelene
- Forslag til intervaller og tidspunkt for tiltak
- Estimerte kostnader for det enkelte tiltak og prosjekt
I tillegg er det en fordel om forretningsfører kan bistå med et langsiktig budsjett og planlegging av finansieringen av tiltakene i vedlikeholdsplanen.
Finansiering av vedlikehold
En av styrets viktigste oppgaver er å sikre at boligselskapet har en forsvarlig økonomi til å kunne håndtere kommende kostnader. Vi ser dessverre et fellestrekk i sameier og borettslag der manglende oversikt over vedlikeholdsbehovet til eiendommen fører til uheldige økonomiske påkjenninger for eierne.
En uforutsett skade vil ofte kunne være en økonomisk belastning for boligselskapet og kan sette styret i en utfordrende situasjon. Boligselskapet kan også få et ublidt møte med forsikringsselskapet som avviser eventuelle skader og økonomisk tap med henvisning til at dette skyldes manglende vedlikehold.
Det er styrets ansvar å utarbeide en plan for finansiering av vedlikeholdet av bygningsmassen. Her er det viktig at styret har en aktiv forretningsfører som bistår med å avklare og sikre finansieringsmuligheter. En slik partner vil kunne utarbeide en likviditetsoversikt for boligselskapet over flere år. På den måten er styret godt forberedt på finansieringen av kommende prosjekter.
Det finnes i hovedsak to metoder for å kunne finansiere vedlikehold:
- opparbeide egenkapital ved avsetning til vedlikeholdsfond eller økte felleskostnader
- finansiering gjennom låneopptak eller kapitalinnskudd
Vedtak om vedlikehold
Styret trenger i utgangspunktet ikke årsmøtets velsignelse og vedtak for å iverksette prosjekter som angår vedlikehold av eksisterende bygningsmasse. Det er kun i tilfeller der det er snakk om tiltak som går ut over «vanlig forvaltning og vedlikehold» i det aktuelle sameiet eller boligselskapet at saken må behandles og eventuelt vedtas av årsmøtet.
Dette innebærer juridisk sett at selv omfattende og kostbare vedlikeholdsprosjekter kan vedtas av styret på egenhånd uten å gå via årsmøtet.
Vi anbefaler imidlertid alltid at styret både orienterer fellesskapet og søker støtte fra årsmøtet før det iverksettes større og kostbare prosjekter. På årsmøtet kan styret presentere både bakgrunnen og behovet for prosjektet, de mottatte tilbudene og en finansieringsplan for det planlagte vedlikeholdet.
Selv om styret har et eget ansvar for at forsvarlig vedlikehold utføres, vil et årsmøtevedtak sikre tydelig forankring blant eierne for de ressursene som kreves for å gjennomføre et større vedlikeholdsprosjekt.
Et godt årsmøtevedtak inneholder:
- en konkret beskrivelse av status og behovet for vedlikeholdet
- hvilke tilbud styret har innhentet, og hvilket av tilbudene styret anbefaler
- et klart mandat for styret til å jobbe videre med prosjektet og ta nødvendige avgjørelser
- en beskrivelse av prosjektets økonomiske rammer og hvordan det skal finansieres
Forretningsfører bør kunne bistå med både forberedelse og gjennomføring av årsmøtet der prosjektet skal avgjøres. Med en profesjonell og erfaren forretningsfører ligger forholdene til rette for en effektiv saksforberedelse, et tydelig vedtak og en ryddig prosess.
Prosjektbistand
Etter at prosjektet er vedtatt av årsmøtet, starter arbeidet med videre planlegging og gjennomføring. Mange styremedlemmer påtar seg svært mye ansvar i denne forbindelse, noe som ofte får negative konsekvenser både for vedkommende selv og prosjektet.
Årsaken til at styret selv ønsker å håndtere alle delene av et prosjekt, er ofte at de ønsker å spare boligselskapet for kostnader. Hvis de involverte styremedlemmene ikke har inngående fagkunnskap om vedlikehold og rehabilitering, kan engasjementet imidlertid få helt motsatt effekt. Vi ser dessverre at flere saker om styreansvar er knyttet til store og kostbare vedlikeholdsprosjekter. Styret kan av ulike grunner ha fattet dårlige beslutninger eller har unnlatt å følge opp sitt ansvar på riktig måte, og dette har igjen ført til at boligselskapet har lidt et økonomisk tap.
Med en profesjonell aktør til å bistå med rehabiliteringsprosjektet, vil styret ha kontroll på at arbeidet blir utført i henhold til det som er avtalt hva gjelder både fremdrift, utførelse og kostnader. En profesjonell forretningsfører vil kunne skaffe tilveie en prosjektleder som opptrer uavhengig av den utførende entreprenøren og kun har fokus på boligselskapets interesser og rettigheter.
På denne måten vil boligselskapet ha lav risiko for at bygge- og finansieringskostnadene blir større enn det som var planlagt.
Les også: Valg av riktig forretningsfører
Mindre risiko for styret
I hele denne prosessen skal en god forretningsfører opptre som en samarbeidspartner for boligselskapet, både for å avlaste styret og for å minimere risiko i vedlikeholdsprosjektene.
Partneren bistår med å få på plass en profesjonell tilstandsvurdering og vedlikeholdsplan, og har også dyktige ressurser til å støtte styret i forberedelsen og gjennomføringen av prosjekter.
Forretningsføreren bør også bistå med å planlegge likviditetsbehovet og utforming av konkrete vedtak til årsmøtet slik at styret får de vedtak og fullmakter de trenger.
Som du forstår, er styrets vedlikeholdsplikt i et boligselskap omfattende, men oppgavene blir mer håndterlige gjennom et samarbeid med den rette forretningsføreren.
