Enten det er organisk vekst, oppkjøp eller fusjon, kan bedriften i denne prosessen møte på utfordringer som skaper trøbbel for den planlagte utviklingen. Større volum på transaksjoner, økt behov for likviditetskontroll og en miks av ulike økonomisystemer skaper behov for faglig veiledning.
Vi kan jo kalle fenomenet for «voksesmerter». Virksomheter som ønsker å bli større, får problemer med å takle nye måter å jobbe på. Ofte blir ting mer omfattende og komplekse.
La oss se på noen konkrete eksempler.
I min jobb møter jeg ofte bedriftsledere som går løs på et oppkjøp eller en fusjon uten å være godt nok forberedt. De legger lite eller feil ressurser i planlegging og oppfølging av de oppgavene som følger med.
Du kjenner deg muligens igjen i dette. Fokus er på fag og bransje, mens veksten byr på helt andre utfordringer.
Blant annet må formalia-krav følges opp. Hvis du ikke vet hvilke og hvordan, kan det føre til problemer. En fusjon kan gi overtallighet, og her er det varslingsfrister å forholde seg til. Snubler du i sånt, skaper det støy som tar fokus vekk fra det som er viktig.
Økonomisystemer i konflikt
Samkjøring av nye selskaper betyr også samkjøring av ulike økonomisystemer, og de jobber ikke automatisk sammen sømløst. Uten en strategi for dette, risikerer du manuelle, komplekse og forsinkende regnskapsrutiner.
Parallelt øker behovet for gode og effektive rapporteringer. Blant annet ønsker du bedre kontroll med likviditeten, noe som krever en mer hyppig og detaljert innsikt i den økonomiske utviklingen.
Her ser vi en klar konflikt mellom behov og hva tilgjengelige verktøy kan bidra med.
Når aktiviteten øker, og selskapet vokser kan det komme til et vippepunkt der innfordringsrutinene ikke lenger er gode nok. Manglende oversikt og manuelle rutiner kan gi tregere fakturering, feil i fakturagrunnlaget, og i verste fall blir enkelte oppdrag oversett og ikke fakturert.
Det skal ikke mye fantasi til for å se de negative konsekvensene av slike forhold.
Det blir vanskelig å holde fokus på strategiene fordi man alltid er på etterskudd med de økonomiske rutineoppgavene. Da blir veksten blir smertefull og går i et dårligere tempo.
Regnskapsbyrået blir for lite
Årsaken til at en virksomhet havner i en slik situasjon handler mye om kompetanse og kapasitet hos det eksisterende regnskapsbyrået. Det gjorde en helt grei jobb i startfasen, da omfanget av og kompleksiteten i oppgavene var begrenset. Flere og mer avanserte oppgaver kombinert med større volumer kan bli for mye å håndtere for en mer tradisjonell økonomipartner.
Vi ser dette ofte i vekstbedrifter og ved fusjoner og oppkjøp. Regnskapsbyrået får utfordringer med å takle økende omfang i kundereskontro eller leverandørreskontro fordi økonomisystemene som benyttes krever mye manuell oppfølging av betalinger.
Likviditet krever innsikt
Flere aktører benytter ikke systemer med mer moderne funksjoner, som sanntidsdata i stedet for månedlige regnskapsrapporter.
For å sette det på spissen: Hvis regnskapet er nedlåst i skuffen til regnskapsbyrået, vil du fort oppleve mangelfull innsikt i likviditetssituasjonen. Og likviditetskontroll er jo en forutsetning for videre vekst.
Samarbeid gir sunn vekst
En smidig løsning på utfordringene som kommer i kjølvannet av vekst, er å samarbeide med en økonomipartner som vet å håndtere slike situasjoner. Da får du den nødvendige veiledningen om hva som venter av oppgaver, og ikke minst hva du kan forvente av utfordringer.
Da blir det lettere å planlegge, forberede og fordele oppgaver mellom virksomheten og økonomipartneren.
Partneren kan ta seg av både formelle og praktiske oppgaver.
Ved en fusjon eller strukturelle endringer kan det være behov for stiftelse av nye selskap, utarbeidelser av fusjons- eller fisjonsplaner, protokoller og meldinger til foretaksregisteret, samt rådgivning rundt disse områdene, noe partneren håndterer.
Offentlige myndigheter skal ha en rekke rapporter, som ny sammensetning av styret, vedtekter og meldinger om endringer.
En god økonomipartner opptre som en sparringspartner og rådgiver for selskapet. Han har konkrete sjekklister og prosesser å følge ved ulike endringer og transaksjoner som din bedrift skal gjennomføre.
Der revisor er nødvendig eller lovpålagt i prosessen, samarbeides det med revisor for å løse oppgaver på best mulig måte.
Les også: Fem tips for bedre lønnsomhet
Skalerbart økonomisystem
Vekst fører til utfordringer med ulike økonomisystemer som ikke spiller sammen. Det er også aktuelt å tilføye nye systemer, som innenfor HR. Det byr på utfordringer med integrasjon, noe en «oppgradert» økonomipartner kan bidra med.
Ett spørsmål kan du allerede nå forberede deg på: Hva med å løse dagens og fremtidige IT-utfordringer ved å migrere alt til én felles skybasert plattform? Det gir en innsikt og utviklingsmuligheter som ikke er mulig å sammenlikne med dagens mer tradisjonelle systemer.
Du har trolig selv erfart hvordan et mer tradisjonelt system uten skaleringsmuligheter
- krever en rekke manuelle rutiner
- ikke er bygget for økende volumer på transaksjoner
- har begrensninger som gjør at man ikke kan få ut diverse rapporter
Og til deg som har mulighet til å planlegge for vekst i et nystartet selskap: Du kan med fordel vurdere en strategi for et slikt skybasert og skalerbart økonomisystem fra dag én. Da slipper du å sette opp regnskapet på nytt, starte forfra og gjøre alle rutinene en gang til etter hvert som virksomheten vokser. I stedet gjør du det riktig og skalerbart med en gang.
Internasjonal vekst
Andre egenskaper du kan se etter hos en partner, er evnen til å følge deg hvis du vokser utover landegrensen. Her er det aktører som har etablert seg flere steder i Norden, Baltikum og Nord-Europa.
Det betyr at de kjenner spillereglene i de enkelte landene og kan bidra til et enklere samspill mellom dem.
Arbeidsfordeling mellom ledelse og økonomipartner
Hvis vi setter det litt i perspektiv, ser vi at du som er med på å skape vekst i virksomheten ikke har ubegrenset med tid til å ta de formelle og teknologiske detaljene. Det krever også en del kompetanse på områder du ikke har spesialisert deg på. Ledelsen skal være strateger.
Da er en god løsning å samarbeide med en leverandør som i utgangspunktet tar regnskapet. Denne partneren er også kapabel til å utvide leveransene til å bli en rådgiver på finans og vekst, i tillegg til å kjøre hele den økonomiske biten.
