Som daglig leder i en mindre bedrift er det krevende nok å være i front med kunder, salg og omsetning. Mindre spennende administrative rutinejobber innen personal og økonomi kan fort havne bak i køen og hope seg opp – og tidvis kreve uforholdsmessig mye tid. Det er risikosport.Mange småbedriftsledere jeg møter har de samme utfordringene: Å finne balansen mellom strategiske og faglige oppgaver på den ene siden og de mer trivielle rutineoppgavene innenfor økonomi, IT og personal, på den andre siden.
De mer genuine lederoppgavene er klart mer spennende, mens lønn, oppfølging av fakturaer og andre rutineoppgaver får mindre oppmerksomhet. Det kan få negative konsekvenser.
En daglig leder innrømmet overfor meg at han måtte stå skolerett i møte med styret, som nylig hadde fått en ny investor blant medlemmene. Den friske kapitalen var etterlengtet, men det meste forsvant på overraskende kort tid. Og lederen hadde problemer med å redegjøre for årsaken, da han rapporterte til styret.
Forklaringen skal vi komme tilbake til.
Daglig leder må gjøre alt
Vi kan se på en gjenganger blant utfordringene hos de mindre bedriftene: Mangelfull kompetanse på rutineoppgavene. Virksomheten har et fåtall ansatte, og de er ekstremt gode på sine fagområder. Derimot er det smått med dybdekunnskap på for eksempel det regnskapstekniske.
I en større bedrift er det gjerne egne folk som tar seg av saker innenfor økonomi, IT og HR. Disse områdene krever innsats også i en mindre bedrift, men da blir det vel du som daglig leder som må prøve å håndtere dem selv, på et vis.
Her er det snakk om å sørge for at selve forvaltningen av selskapet er i samsvar med lover og forskrifter, og at vedtekter og beslutninger truffet i generalforsamlingen eller styret følges opp. Tydeliggjøre roller og ha kontroll med fullmakter står også sentralt, selv i en liten organisasjon.
Alt dette er elementer som krever både innsikt og en porsjon med tid, og da hender det ikke så sjelden at de blir nedprioritert og satt på vent. Da kan det hope seg opp på flere områder. Det er ikke bare momsen du skal slurve med for å skape trøbbel i tårnet.
Les også: Mangelfull økonomisk oversikt i småbedrifter
Mangelfull kontroll på økonomi og roller
I tilfellet med småbedriftslederen som ikke hadde kontroll på pengestrømmen, viste en gjennomgang av rutinene at problemet lå i en litt for flat struktur. Blant de rundt 20 ansatte hadde nesten halvparten av staben myndighet til å foreta bestillinger. Og med mangelfull oppfølging, ble varelageret fylt opp langt mer enn behovet i markedet skulle tilsi. Daglig leder hadde ikke oversikt over inn- og utfakturering, så denne praksisen fikk lov til å pågå over lang tid.
Bedriften måtte ta opp et nytt lån for å redde videre drift. Samtidig ble en profesjonell partner på regnskap og økonomi hyret inn for å håndtere de rutinemessige oppgavene. På den måten fikk bedriften kontroll med pengestrømmer, roller og fullmakter - og likviditeten ble ganske sunnere i løpet av noen måneder.
Ekstern økonomisk bistand
Poenget med denne historien er at mindre virksomheter har mye å tjene på profesjonell bistand fra en ekstern partner. Da vil en rekke rutinemessige oppgaver utføres riktig og til rett tid, og du får en helt annen kontroll med denne delen av driften. Da snakker vi om detaljer som
- at du får fakturert alt salg og får betalt for dette
- at alle kostnader er knyttet til virksomheten og blir betalt når det skal
- at de ansatte får riktig lønn m.v.
- gode rutiner på reiser og utlegg
Når du har ressurser utenfor organisasjonen til å ta hånd om de rutinemessige oppgavene knyttet til lønn, fakturering og reiseregninger mm., frigjør det tid til kjernevirksomheten. Dere kan fokusere mer på det dere er gode på og egentlig ønsker å drive med.
Profesjonell rådgiver for småbedriften
Neste skritt i samarbeidet med en økonomipartner kommer etter hvert som partneren blir bedre kjent med virksomheten din. Denne innsikten kan benyttes til å forbedre økonomien ytterligere. Tradisjonelt bistår regnskapsføreren med en månedlig rapport, men gjør den deg i stand til å se hvordan det faktisk står til med balansen?
En god partner blir en stadig bedre rådgiver som sørger for å gi deg reell oversikt og kontroll med pengestrømmene og likviditeten.
Du kan ikke lene deg helt tilbake, men må spandere noe tid sammen med regnskapsfører, for å gi grunnlaget som denne trenger for å gjøre sin jobb. I sum slipper du unna med å bruke akkurat nødvendig med tid, uten å oppleve at du mister tid til det du skal drive med av profesjon og strategi.
