I en mindre bedrift har du sjelden tid til å være bare økonomisjef, men må håndtere HR-oppgaver, forberede styremøter og nærmest være en vaktmester. Konsekvensen av lite tid til kjerneoppgaver som analyse og forretningsstøtte, er stor fare for redusert lønnsomhet.
Økonomisjefens hverdag består ofte av å løse oppgaver som ikke nødvendigvis faller inn under finans- og økonomiområdet. Vi snakker om både HR, IT og administrative oppgaver knyttet til bygget som virksomheten holder til i.
En typisk situasjon: Solskjermingen på vinduene går ikke ned, og medarbeiderne på vindusrekken ytrer misnøye. Klagen kommer i høflige ordelag, men av en eller annen grunn sendes den e-posten til økonomiavdelingens to medarbeidere – «de på kontoret».
Hverken controller eller økonomisjef avviser slike henvendelser. Tvert imot følger de opp med en henvendelse til driftsleder i bygget, som prøver å justere sensorene på solskjermingen.
Les også: Daglige rutiner stjeler for mye tid
Kostbart rollebytte
Det sitter kanskje i genene til vår yrkesgruppe å sørge for kollegers ve og vel, uansett om det er vårt bord eller ikke. På den annen side er det ingen andre å støtte seg på. I en virksomhet med et fåtall medarbeidere må alle ta sin del av fellesoppgavene.
Men det har sine konsekvenser hele tiden å bytte hatt på denne måten og påtar deg stadig flere større eller mindre oppgaver utenfor det egentlige mandatet. Én av dem er at støtte til forretningsområder, økonomisk analyse og generell økonomisk bistand internt blir skadelidende.
Fra før er det tidkrevende nok å sikre at
- regnskapet er à jour
- lover og regler følges
- internrapportering ivaretas innen definerte frister
Når du påtar deg alle de andre oppgavene ved siden av, kan kjerneoppgavene bli forsinket. Da er det ikke mye ferskvare i tallene du tilbyr resten av virksomheten. Det kan føre til et skjevt bilde av likviditeten og over tid svekke lønnsomheten eller hemme veksten.
Faktura og lønn får prioritet
Hvordan opplever du arbeidshverdagen når du først får tatt deg tid til det økonomiske? I min jobb ser jeg ofte at folk som deg er nitidige med sin innsats med lønnskjøring, føringer, fakturering, reiseregninger, regnskap og rapporteringer.
De er opptatt av at debit og kredit går i null, at det er balanse i regnskapet. Og ikke minst sikre at regnskapet blir ferdig i slutten av måneden.
Puh, så er det på’n igjen med neste periode...
Finansiell beslutningsstøtte
Det er jo en hederlig innsats, men hva med muligheten til å understøtte kalkyler, tilbudsberegninger og økonomiske analyser? Ikke bare er dette faglig mer interessante oppgaver - det er viktig beslutningsstøtte for utviklingen av bedriften.
Slike spesialistoppgaver finner du ikke tid til fordi leverandørene skal ha sitt oppgjør, og regnskapet skal gå i balanse. Det du egentlig vil, er jo å bidra inn i de ulike avdelingene med å skape økt lønnsomhet, mens du i stedet blir fanget av disse rutineoppgavene.
Les også: Bedre likviditet og lønnsomhet
Faglig bistand til økonomifunksjonene
En smart løsning på disse utfordringene er i første rekke å overlate de rutinemessige regnskapsoppgavene til en tredjepart. En faglig kompetent økonomipartner kan håndtere kjøring av lønn, håndtering av leverandørfakturaer, bistand til fakturering, reiseregninger etc. Her er en oversikt i kortform:
- Sikre at regnskapet blir produsert i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og regler
- Løpende ajourhold
- Fjerne sårbarhet ved sykdom/fravær hos ansatte
- Være en faglig sparringspartner
Mer tid som økonomisjef
Da frigjør du tid i din hverdag som økonomisjef. Tid som kan benyttes til mer analyse og bistand internt for å støtte opp under de ulike forretningsområdene.
Du bør fokusere på andre oppgaver enn bare å stable tallene. Det kan du overlate til andre. Ta for gitt at regnskapstallene har nødvendig kvalitet og selv se fremover og være en støtte for daglig leder og styre, i stedet for å jobbe alene med regnskap.
Likviditet i sanntid
En ekstra gevinst for deg som benytter forholdsvis tradisjonelle økonomisystemer, er at en kompetent partner gjennomfører rutineoppgavene raskere og mer effektiv med moderne økonomisystemer som gir fortløpende oversikt over regnskapet i sanntid. Slike faktorer legger til rette for bedre analyser og dermed bedre lønnsomhet for bedriften.
Justering av solskjerming og andre oppgaver på siden av det du egentlig skal gjøre, kan vi ikke hjelpe deg med. Derimot skal du slippe unødvendig lange arbeidsdager med de rutinemessige regnskapsoppgavene. Det kan du trygt overlate til en tredjepart.
